Kto może skorzystać z usług archiwizacji dokumentów?

Zlecanie pewnych czynności na zewnątrz to częsta praktyka, wynikająca z potrzeby zaoszczędzenia czasu i pieniędzy. Tymi motywami kierują się m.in. przedsiębiorstwa korzystające z profesjonalnej pomocy w archiwizacji dokumentów. Dowiedz się więcej o firmach, decydujących się na ten krok.

archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów – dla kogo przeznaczona jest profesjonalna usługa

Jak wiadomo, największą ilością dokumentów, wymagających uporządkowania, dysponują ogromne firmy. Takie przedsiębiorstwa nie są w stanie na własną rękę przeprowadzić archiwizacji. Do tego procesu trzeba by było zaangażować wiele osób, które najpierw wymagałyby profesjonalnego przeszkolenia. W końcu prawidłowo wykonana archiwizacja dokumentów musi być zgodna z określonymi zasadami. Nie można zdać się tutaj na samowolkę. Stworzone w ten sposób archiwum tylko pozornie będzie wyglądało na przemyślane. W praktyce jednak zamiast pomóc nam wykonywać codzienne obowiązki, stanie się utrudnieniem.

Nic więc dziwnego, że duże przedsiębiorstwa decydują się na profesjonalną usługę. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów staje się wtedy łatwą sprawą, bo wszystkie uciążliwe obowiązki zlecamy na zewnątrz. Ale nieprawdą byłoby twierdzenie, że z takiej pomocy korzystają jedynie korporacje. Fachowe archiwizowanie dokumentów przeznaczone jest także dla zdecydowanie mniejszych firm.

Kto wybiera profesjonalną usługę?

Trudno pokusić się tutaj o wyróżnienie konkretnych branż, które częściej wybierają takie rozwiązanie jak profesjonalna archiwizacja dokumentów. W końcu każda firma, w mniejszym bądź większym stopniu generuje akta, a to oznacza, że musi je także prawidłowo zarchiwizować. Taki obowiązek spoczywa na wszystkich przedsiębiorcach. Muszą więc zatroszczyć się oni o to, by:

  • przestrzegać terminów przechowywania akt

Właśnie w tym pomaga prawidłowa archiwizacja dokumentacji. Dzięki niej można w czytelny sposób określić, które dokumenty powinniśmy dalej przechowywać, a które należy zutylizować. To ważna sprawa. Nieprawidłowe przechowywanie i archiwizacja dokumentów może sprawić, że dojdzie np. złamania RODO. Zgodnie z treścią rozporządzenia przechowywanie akt to przetwarzanie danych osobowych. Jeśli więc przechowujemy je zbyt długo, bezprawnie dalej jesteśmy administratorem owych danych.

  • w razie ewentualnej kontroli przedstawić określone dokumenty

Jeśli nie zadbamy o taki obowiązek jak archiwizacja dokumentów, nie będziemy w stanie w razie potrzeby przedstawić wymaganej dokumentacji podatkowej, ZUSowskiej, pracowniczej itp.

Wszystkie wyżej opisane obowiązki spoczywają zarówno na małych, średnich, jak i dużych firmach.To dlatego klientela takich usługodawców jak Rhenus jest tak zróżnicowana. Wszystkie podmioty, niezależnie od branży i skali działalności docenią bowiem to, że porządkowanie ich zbiorów zostanie przeprowadzone z najwyższą dokładnością i precyzją. Trudno przecież wyróżnić firmy, które nie przyjęłyby z otwartymi rękoma takich korzyści jak oszczędzenie czasu, pieniędzy oraz pewność, że wszystkie obowiązujące przepisy są przestrzegane.

 

Sumienne i dobre biuro rachunkowe. Po czym rozpoznać?

dobre biuro rachunkowe

Świat idzie do przodu, praktycznie każdy korzysta dzisiaj z dobrodziejstw, jakie daje współczesna technologia. Biuro rachunkowe wyposażone w nowoczesne systemy informatyczne z pewnością zadowoli swoich klientów. Udostępnianie danych w chmurze, aplikacja do wymiany informacji finansowych i wystawiania faktur sprzedaży, digitalizacja dokumentów — wszystko to poprawia funkcjonowania biura, skraca czas wykonywania czynności służbowych, a co za tym idzie, usługa wykonana jest szybciej. Wniosek? W pełni usatysfakcjonowany klient, który do takiego biura się zgłosił.

Czytaj dalej

Jakie zalety ma oprogramowanie contact center i czym kierować się przy jego wyborze?

Telefoniczna obsługa klienta jest niezwykle istotna z punktu widzenia zarówno klienta, jak i firmy. Znaczenie ma przede wszystkim jej jakość, wpływa na zadowolenie klienta, czyli na wizerunek przedsiębiorstwa. Kluczowe jest zadbanie o sprawne zarządzanie całym procesem, dlatego najlepszym rozwiązaniem staje się inwestycja w nowoczesne oprogramowanie contact center. Każdego dnia wykonywanych jest wiele połączeń, pracownicy przeprowadzają mnóstwo rozmów. Innowacyjne rozwiązania technologiczne pozwalają na podniesienie jakości obsługi klienta, zmniejszenie odsetka osób nieobsłużonych z jakichś powodów.

Czytaj dalej

Kiedy przyda się nam dobre biuro rachunkowe?

biuro rachunkowe

Założenie własnego biznesu to we współczesnym świecie żaden problem. Wystarczy tylko mieć pomysł na to, co możemy robić, zarejestrować działalność w urzędzie i rozpocząć świadczenie usług bądź sprzedaż towarów. Trzeba jednak wziąć pod uwagę konieczność samodzielnego rozliczania podatków. Wtedy dobrym pomysłem będzie rozpoczęcie współpracy z biurem rachunkowym.

Czytaj dalej

Egzamin na uprawnienia do 1kV

Uprawnienia SEP G1

Kurs SEP to świetny sposób dla tych, którzy chcą dostać się do branży elektrycznej, i nie ma znaczenia, czy dopiero zaczynasz, czy masz lata doświadczenia pod swoim pasem. Egzamin można zdawać zarówno online, jak i osobiście! Uprawnienia SEP mają są ważne 5 lat i wymagają ponownej certyfikacji przed ich wygaśnięciem.

Czytaj dalej

Zabudowy Hilux

Zabudowy Hilux Toyota

Toyota jest japońskim koncernem, który z dużym powodzeniem na rynku motoryzacyjnym działa od 1938 roku. Toyota dba przede wszystkim o bezpieczeństwo i komfort zarówno kierowców, jak i pasażerów. Niezwykle funkcjonalnym rozwiązaniem wprowadzonym przez koncern są specjalne zabudowy Hilux.

Czytaj dalej

Wynajem toalet Kraków – jakie są możliwości?

Wynajem toalet w Krakowie

Toalety przenośne to praktyczne urządzenia sanitarne, które pozwalają poradzić sobie z problemem braku infrastruktury wodno-kanalizacyjnej. Z tego powodu są tak popularne m.in. na placach budowy, imprezach plenerowych, sportowych czy też na szlakach. Tak więc jakie zalety pociąga za sobą wynajem toalet Kraków? Odpowiedzi poniżej!

Czytaj dalej

Sezonowa konserwacja siłowników do bramy – co warto o niej wiedzieć?

Sezonowa konserwacja siłowników do bramy

Brama garażowa każdego dnia poddawana jest różnego rodzaju przeciążeniom i siłom. W ciągu roku używa się jej setki razy, a to wszystko doprowadza do szybkiego niszczenia. Jeśli chce się zachować bramę w odpowiedniej kondycji, niezbędne jest przeprowadzanie okresowej konserwacji. Jak to jednak zrobić?

Czytaj dalej