Kto może skorzystać z usług archiwizacji dokumentów?

Zlecanie pewnych czynności na zewnątrz to częsta praktyka, wynikająca z potrzeby zaoszczędzenia czasu i pieniędzy. Tymi motywami kierują się m.in. przedsiębiorstwa korzystające z profesjonalnej pomocy w archiwizacji dokumentów. Dowiedz się więcej o firmach, decydujących się na ten krok.

archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów – dla kogo przeznaczona jest profesjonalna usługa

Jak wiadomo, największą ilością dokumentów, wymagających uporządkowania, dysponują ogromne firmy. Takie przedsiębiorstwa nie są w stanie na własną rękę przeprowadzić archiwizacji. Do tego procesu trzeba by było zaangażować wiele osób, które najpierw wymagałyby profesjonalnego przeszkolenia. W końcu prawidłowo wykonana archiwizacja dokumentów musi być zgodna z określonymi zasadami. Nie można zdać się tutaj na samowolkę. Stworzone w ten sposób archiwum tylko pozornie będzie wyglądało na przemyślane. W praktyce jednak zamiast pomóc nam wykonywać codzienne obowiązki, stanie się utrudnieniem.

Nic więc dziwnego, że duże przedsiębiorstwa decydują się na profesjonalną usługę. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów staje się wtedy łatwą sprawą, bo wszystkie uciążliwe obowiązki zlecamy na zewnątrz. Ale nieprawdą byłoby twierdzenie, że z takiej pomocy korzystają jedynie korporacje. Fachowe archiwizowanie dokumentów przeznaczone jest także dla zdecydowanie mniejszych firm.

Kto wybiera profesjonalną usługę?

Trudno pokusić się tutaj o wyróżnienie konkretnych branż, które częściej wybierają takie rozwiązanie jak profesjonalna archiwizacja dokumentów. W końcu każda firma, w mniejszym bądź większym stopniu generuje akta, a to oznacza, że musi je także prawidłowo zarchiwizować. Taki obowiązek spoczywa na wszystkich przedsiębiorcach. Muszą więc zatroszczyć się oni o to, by:

  • przestrzegać terminów przechowywania akt

Właśnie w tym pomaga prawidłowa archiwizacja dokumentacji. Dzięki niej można w czytelny sposób określić, które dokumenty powinniśmy dalej przechowywać, a które należy zutylizować. To ważna sprawa. Nieprawidłowe przechowywanie i archiwizacja dokumentów może sprawić, że dojdzie np. złamania RODO. Zgodnie z treścią rozporządzenia przechowywanie akt to przetwarzanie danych osobowych. Jeśli więc przechowujemy je zbyt długo, bezprawnie dalej jesteśmy administratorem owych danych.

  • w razie ewentualnej kontroli przedstawić określone dokumenty

Jeśli nie zadbamy o taki obowiązek jak archiwizacja dokumentów, nie będziemy w stanie w razie potrzeby przedstawić wymaganej dokumentacji podatkowej, ZUSowskiej, pracowniczej itp.

Wszystkie wyżej opisane obowiązki spoczywają zarówno na małych, średnich, jak i dużych firmach.To dlatego klientela takich usługodawców jak Rhenus jest tak zróżnicowana. Wszystkie podmioty, niezależnie od branży i skali działalności docenią bowiem to, że porządkowanie ich zbiorów zostanie przeprowadzone z najwyższą dokładnością i precyzją. Trudno przecież wyróżnić firmy, które nie przyjęłyby z otwartymi rękoma takich korzyści jak oszczędzenie czasu, pieniędzy oraz pewność, że wszystkie obowiązujące przepisy są przestrzegane.

 

Egzamin na uprawnienia do 1kV

Uprawnienia SEP G1

Kurs SEP to świetny sposób dla tych, którzy chcą dostać się do branży elektrycznej, i nie ma znaczenia, czy dopiero zaczynasz, czy masz lata doświadczenia pod swoim pasem. Egzamin można zdawać zarówno online, jak i osobiście! Uprawnienia SEP mają są ważne 5 lat i wymagają ponownej certyfikacji przed ich wygaśnięciem.

Czytaj dalej

Studenckie przepisy na pożywne potrawy z gazetką Lewiatan

Studenckie przepisy na pożywne potrawy z gazetką Lewiatan

Do języka polskiego na stałe trafiło sformułowanie: „po studencku”, które oznacza tyle samo, co: „najmniejszym kosztem”. Osoby rozpoczynające edukacyjną przygodę w innym mieście, często zmuszone są do oszczędzania pieniędzy. Na szczęście zrobić to można na wielu płaszczyznach, także podczas gromadzenia kuchennych zapasów. Oto kulinarne przepisy dla studentów, dzięki którym przygotować można pełnowartościowe posiłki.

Czytaj dalej

Sezonowa konserwacja siłowników do bramy – co warto o niej wiedzieć?

Sezonowa konserwacja siłowników do bramy

Brama garażowa każdego dnia poddawana jest różnego rodzaju przeciążeniom i siłom. W ciągu roku używa się jej setki razy, a to wszystko doprowadza do szybkiego niszczenia. Jeśli chce się zachować bramę w odpowiedniej kondycji, niezbędne jest przeprowadzanie okresowej konserwacji. Jak to jednak zrobić?

Czytaj dalej

Zęby mądrości, kiedy usunąć ósemki

Zęby mądrości, kiedy usunąć ósemki

Zęby mądrości często powodują problemy i uciążliwy ból zęba. Nie mieszczą się w szczęce, zatrzymuje się ich wzrost, rosną krzywo, a gdy się pojawią, szybko się psują. Czy zęby mądrości są nam potrzebne do prawidłowego rozdrabniania pokarmu? Specjaliście twierdzą, że nie są konieczne. Warto zaznaczyć, że obecnie usunięcie ósemki może być bardzo szybkie i bezbolesne.

Czytaj dalej