Zlecanie pewnych czynności na zewnątrz to częsta praktyka, wynikająca z potrzeby zaoszczędzenia czasu i pieniędzy. Tymi motywami kierują się m.in. przedsiębiorstwa korzystające z profesjonalnej pomocy w archiwizacji dokumentów. Dowiedz się więcej o firmach, decydujących się na ten krok.
Archiwizacja dokumentów – dla kogo przeznaczona jest profesjonalna usługa
Jak wiadomo, największą ilością dokumentów, wymagających uporządkowania, dysponują ogromne firmy. Takie przedsiębiorstwa nie są w stanie na własną rękę przeprowadzić archiwizacji. Do tego procesu trzeba by było zaangażować wiele osób, które najpierw wymagałyby profesjonalnego przeszkolenia. W końcu prawidłowo wykonana archiwizacja dokumentów musi być zgodna z określonymi zasadami. Nie można zdać się tutaj na samowolkę. Stworzone w ten sposób archiwum tylko pozornie będzie wyglądało na przemyślane. W praktyce jednak zamiast pomóc nam wykonywać codzienne obowiązki, stanie się utrudnieniem.
Nic więc dziwnego, że duże przedsiębiorstwa decydują się na profesjonalną usługę. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów staje się wtedy łatwą sprawą, bo wszystkie uciążliwe obowiązki zlecamy na zewnątrz. Ale nieprawdą byłoby twierdzenie, że z takiej pomocy korzystają jedynie korporacje. Fachowe archiwizowanie dokumentów przeznaczone jest także dla zdecydowanie mniejszych firm.
Kto wybiera profesjonalną usługę?
Trudno pokusić się tutaj o wyróżnienie konkretnych branż, które częściej wybierają takie rozwiązanie jak profesjonalna archiwizacja dokumentów. W końcu każda firma, w mniejszym bądź większym stopniu generuje akta, a to oznacza, że musi je także prawidłowo zarchiwizować. Taki obowiązek spoczywa na wszystkich przedsiębiorcach. Muszą więc zatroszczyć się oni o to, by:
- przestrzegać terminów przechowywania akt
Właśnie w tym pomaga prawidłowa archiwizacja dokumentacji. Dzięki niej można w czytelny sposób określić, które dokumenty powinniśmy dalej przechowywać, a które należy zutylizować. To ważna sprawa. Nieprawidłowe przechowywanie i archiwizacja dokumentów może sprawić, że dojdzie np. złamania RODO. Zgodnie z treścią rozporządzenia przechowywanie akt to przetwarzanie danych osobowych. Jeśli więc przechowujemy je zbyt długo, bezprawnie dalej jesteśmy administratorem owych danych.
- w razie ewentualnej kontroli przedstawić określone dokumenty
Jeśli nie zadbamy o taki obowiązek jak archiwizacja dokumentów, nie będziemy w stanie w razie potrzeby przedstawić wymaganej dokumentacji podatkowej, ZUSowskiej, pracowniczej itp.
Wszystkie wyżej opisane obowiązki spoczywają zarówno na małych, średnich, jak i dużych firmach.To dlatego klientela takich usługodawców jak Rhenus jest tak zróżnicowana. Wszystkie podmioty, niezależnie od branży i skali działalności docenią bowiem to, że porządkowanie ich zbiorów zostanie przeprowadzone z najwyższą dokładnością i precyzją. Trudno przecież wyróżnić firmy, które nie przyjęłyby z otwartymi rękoma takich korzyści jak oszczędzenie czasu, pieniędzy oraz pewność, że wszystkie obowiązujące przepisy są przestrzegane.
